Dokumentum-iktató és nyilvántartó

A Dolphin DocHandling iktató program kiváló lehetőséget biztosít a beérkező és kimenő levelek, e-mailek, szerződések, vagy egyéb dokumentumok iktatására, nyomon követésére. Programunk segítségével cége teljes kommunikációja rendszerezetté és visszakereshetővé válik.

iktatas

 

Az Iktató program főbb tulajdonságai:

Iktatókönyv, iktatószám

A programban lehetősége nyílik több különböző iktatókönyv (bejövő, kimenő, posta, fax, email, stb.) meghatározására, igazodva a már meglévő működési folyamatokhoz. A testre szabott, könnyen átlátható iktatószámok kialakítását egyedi előtagok és előre definiált kódok biztosítják.

Csatolások

Dokumentumait nem csak iktathatja, de szekennelést követően csatolhatja is programunkban az adott iktatási bejegyzéshez, így azokat egyben archiválja is. A csatolt dokumentum a későbbiekben bármikor visszanézhető, nyomtatható még abban az esetben is, ha egyébként a számítógépről törlik az eredetileg szkennelt fájlt.

Státuszok, folyamatok, jogosultságok

Iktatott dokumentumaihoz státuszokat is rendelhet ("kész", "folyamatban", stb.), hogy annak feldolgozottságáról, állapotáról mindig aktuális képet kapjon. A dokumentumok, a programon belül akár közvetlenül másik felhasználóhoz szignálhatóak (küldhetőek) további feladatok elvégzésére,  a "feladat" továbbítására testre szabott (work flow jellegű) egyedi munkafolyamatokat alakíthat ki, azokat nyomon követheti. Az iktatás során nem csak azt határozhatja meg, hogy ki legyen a követező munkavégző, hanem azt is, hogy az iktatott anyag részleteinek megtekintésére kinek van jogosultsága. 

 

 

 Példa:

beérkező számla iktatása és ellenőrzési folyamata iktató programmal

  1. Iktatást követően a szkennelt számlát a rendszer elküldi a pénzügyes kolléga részére.
  2. Megtörténik a számla formai ellenőrzése.
  3. Ezt követően a számlát továbbíthatjuk tartalmi ellenőrzésre, pl. az illetékes projekt vezetőjéhez.
  4. A tartalmi jóváhagyást követően a számla visszakerül a pénzügyre.
  5. Megtörténik az utalás, a számla könyvelése.

Fenti folyamat természetesen bármilyen típusú beérkező dokumentumra (reklamáció, érdeklődés, stb.) tetszőlegesen kialakítható. 

Az egyes lépések során a feladat nem csak egy személynek, hanem akár egy csoport részére is elküldhető.

 

2017 02 01 16h33 45