Listák, lekérdezések

A Dolphin InvoicePro / InvoicePro LIGHT programban, a Lekérdezések menüpontban található „Lekérdezés varázsló" segítségével a programból különböző listák, és statisztikai adatok kérdezhetők le.
A program rendelkezik alaplistákkal, melyet a felhasználói kérések alapján tudunk bővíteni, módosítani.

A lekérdezések elkészítéséhez kattintsunk a Lekérdezések \ Lekérdezés varázsló menüpontra.

Kattintson a képre

A „Lekérdezés varázsló" négy egyszerű lépésből álló folyamat A lépések között az ablak alján található Vissza és Tovább gombokkal tud előre, vagy visszafelé haladni.

Első lépésben ki kell választani a listát. A lista neve alapján már látni lehet, hogy adott lekérdező lista milyen adatokat fog vissza adni.

Második lépésben meg lehet határozni a lista rendezettségi sorrendjét, és a csoportosítási mezőket. Ezen adatok beállítása csak speciális helyi listák esetén szükséges, ezért ezt a lépést az alaplistákon nyugodtan át lehet lépni.

Harmadik lépésben van lehetőségünk a lekérdezés által visszaadott adatok szűkítésére. Nem minden esetben van arra szükség, hogy egy lekérdezés az össze lehetséges sort visszaadja. Általában ha egy lekérdezést készít, akkor mindig valamilyen időszakra, vagy partnerre, vagy valamilyen más szempont szerinti szűrésre van szükség. Ezeket a szűrési feltételeket kell megadni ebben a lépésben.

Negyedik lépés hogy megadja azt, hogy adott lekérdezés eredménye hova készüljön el. Lehetőség van képernyőn megjeleníteni az adatok, vagy egyből nyomtatóra irányítani, vagy esetlegesen valamilyen file-ba exportálni.

Most lépésről-lépésre haladva tekintsük át a használatot:

Kattintson a képre

1. Lekérdezés választás: Jelölje ki a használni kívánt listát, kattintson a lista nevére, majd a „Tovább" gombra.

Kattintson a képre

2. Mező választás, csoportosítás: A beállított listák használatakor nincs jelentősége a Mező választás, csoportosítás lépésnek. Kattintson a „Tovább" gombra.

Kattintson a képre

3. Feltételek megadása: a kiválasztott listához további szűkítési, feltételek adhatók meg, amellyel a lista eredményét szűrheti (előfordulhat, hogy a kiválasztott listához nem adható meg semmilyen szűkítési feltétel, mert a hordozza magában a szűkítést).

Kattintson a képre

• Mező neve: jelképezi a szűrni kívánt adat nevét.
• Művelet: válassza ki a szűkítési feltételhez a használni kívánt műveletet (a leggyakoribb műveletekről részletesebben a Műveletek című fejezetben olvashat)
• Érték (-tól): adja meg a feltételt, mint értéket/kezdő értéket (pl.: dátum intervallum kezdete)
• Érték (-ig): adja meg a feltételt, mint utolsó értéket (pl.: dátum intervallum vége)

Példa: ha kelt alapján csak az előző hónapban kiállított számlákat/bizonylatokat szeretné a programmal listázni, akkor a megfelelő lista kiválasztása után, a Feltételek megadása lépésben a következőket adja meg:

• A Kelt sorban válassza ki a „-tól, -ig" műveletet
  
• Adja meg az előző hónap első napját az Érték (-tól) oszlopban
• Adja meg az előző hónap utolsó napját az Érték (-ig) oszlopban
• Kattintson a tovább gombra

Leggyakoribb műveletek:

• =,<,>,<=,>=,<>: jelentésük matematikai jelentésükkel egyező. A feltételként szolgáló számot/karaktereket a következő oszlopba („Érték (- tól)") adja meg, pontosan.

= Egyenlő a megadott értékkel (teljes egyezés szükséges)

< A kisebb értékeket keressük mint amit az Érték mezőbe megadott

> A nagyobb értékeket keressük mint amit az Érték mezőbe megadott

<= A kisebb, és egyenlő értékeket keressük mint amit az Érték mezőbe megadott

>= A nagyobb, és egyenlő értékeket keressük mint amit az Érték mezőbe megadott

<> Az összes olyan értéket keressük ami nem egyenlő az Érték mezőben megadottal

Példa: ha az összes Dolphin Computer Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. névre kiállított számlát/bizonylatot szeretné listázni, akkor a partner neve sorban válassza ki az = műveletet és írja az Érték (-tól) oszlopba a keresett partner nevet pontosan: Dolphin Computer Kereskedelmi és Szolgáltató Kft.

Az így lekérdezett listában azok a számlák/bizonylatok szerepelnek, amelyek partnerneve Dolphin Computer Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. (azaz pontosan egyezik az Érték (-tól) oszlopban megadott névvel).

• Benne (ellen párja: Nincsen Benne): a program az Érték (- tól) oszlopba megadott szöveget keresi a megnevezés oszlopban megjelölt mezőben. Azért, hogy a teljes szöveget ne kelljen pontosan megadni, használható az úgynevezett „kitöltő karakter", a „*"

Példa: ha az összes Dolphin-nal kezdődő névre kiállított számlát/bizonylatot szeretné listázni, akkor a partner neve sorban válassza ki a Benne műveletet és írja az Érték (-tól) oszlopba a következőt: Dolphin* Az így lekérdezett listában azok a számlák/bizonylatok szerepelnek, amelyek partnerneve Dolphinnal kezdődik (és a csillag jelöli azt, hogy a Dolphin után bármi következhet, bármivel folytatódhat).

• Listában (ellen párja: Nincsen Listában): az Érték (-tól) oszlopban vesszővel elválasztva felsorolhatók azon értékek, aminek meg kell felelni az adott mezőnek.

Példa: ha az összes HUF-ban, és EUR-ban kiállított számlát/bizonylatot (ezeken kívül még van USD-ben is kiállított számla/bizonylat) szeretné lekérdezni, akkor a devizanem mező mellett válassza a Listában műveletet, és az érték mezőbe írja a következőt: HUF,EUR Az így megjelenő listában az eurós és forintos számlák/bizonylatok szerepelnek.

• -tól,-ig (ellen párja: Nincs -tól, -ig): Leginkább a dátum mezőknél alkalmazható, de használható szám típusú mezőknél is. Amennyiben ezt a műveletet választja, akkor az Érték (-tól) oszlopba az idő intervallum kezdő dátumát, az Érték (-ig) oszlopba pedig az idő intervallum vége dátumát kell megadnia.

Kattintson a képre

4. Megjelenési hely: Adja meg a kiválasztott lista megjelenítési helyét, majd a Lekérdezés gombbal kérdezze le az adatokat. A listát a következő lehetőségek szerint tudja megjeleníteni:

• Képernyőre: A lista nyomtatási képének megjelenítése a képernyőn (amennyiben tartozik megszerkesztett nyomtatási kép a kiválasztott listához)
• Nyomtatóra: A lista nyomtatása az alapértelmezett vagy más telepített nyomtatóra (amennyiben tartozik megszerkesztett nyomtatási kép a kiválasztott listához). További nyomtató kiválasztásához kattintson a Nyomtató sorra, majd a megjelenő ikonra és válasszon a felkínált nyomtatók közül.
• Exportálás fájlba: A lista adatainak exportálása fájlba (xls, txt, csv, dbf fájlformátumokba). A fájl formátumának kiválasztásához kattintson a Típusa sorra, majd a megjelenő ikonra és válasszon a felkínált lehetőségek közül. A fájl nevének és helyének megadásához kattintson a Helye és neve sorra, majd a megjelenő ikonra. Ezután határozza meg a fájl helyét, nevezze el a fájlt, mentse el a változásokat (az adatok exportálásához kattintson a Lekérdezés gombra)
• Táblázatos megjelenítés: A lista adatainak megjelenítése a képernyőn, táblázatos elrendezésben.

Képernyős megjelenítésben

Kattintson a képre

Táblázatos megjelenítésben

Kattintson a képre