Számla érkeztetés menete

Számlaérkeztetéshez megkezdése előtt a következő beállításokat kell ellenőrizni:

Kibocsátók beállításában a számlaérkeztetés funkció ki van-e pipálva. Ezzel engedélyezzük a programban az érkeztetés funkciót.

Ellenőrizzük le hogy van-e bejövő számlatípus definiálva a rendszerben. Itt akár több számlatípust is lehet definiálni. Abban az esetben, ha itt több számlatípust állít be, akkor már a bejövő számlákat eleve csoportosított formában tudja kezelni.

A bejövő számlaptípusok adatainál be lehet állítani a megnevezését, az adott számlatípusnak a fizetési módját. Beállítható, hogy a fizetési határidő a számla keltétől vagy a teljesítés határidejétől számolja. Ha devizás számla típust szeretne létre hozni, akkor ki kell pipálni a deviza részt, utána ki lehet tölteni, hogy milyen devizanemben szeretné használni, maximum 3 karakter hosszú lehet. Ha több devizanemben érkeztet számlákat, akkor annyi számlatípust kell létrehoznia amennyi devizanemet, használ.
Az számlatípusokat külön futó sorszámmal lehet ellátni. Ehhez a „Érkeztetett számlák jelölése" mezőt kell kitölteni. Ha nem szeretne több futó sorszámot, akkor minden számlatípusban ugyan azt a jelölést írja be, és akkor az összes számlatípus ugyan olyan iktatószám tartományba fog generálódni.
Számaltípusonként megadható az hogy adott számlatípusba történő iktatáskor a tételek milyen módos kívánja rögzíteni vagy „Nettó, ÁFA, Bruttó rögzítéssel" vagy „Mennyiség, egységár rögzítéssel".
Ennek a lekérdezésekben, és a statisztikákban van jelentősége.
Minden számlatípushoz külön számlakísérő nyomtatási kép adható meg, és szerkeszthető cégre szabva.

Új funkció:

„Egysoros tételfelvitelt".
Ez azt jelenti, hogy rögzítés közben nem kell külön ablakban megadni a tétel információkat hanem egyből a számla lapon lehet kitölteni a számla tétel adatait, vagy az áfa kulcsonkénti értékeket.

Ha ezen beállítások ellenőrzése megtörtént, akkor lehet megkezdeni az iktatást.

A menürendszerben a „Számla érkeztetés" menüpontot választva lehet új számlát érkeztetni, vagy a beérkeztetett számlák listáját megtekinteni.

A számla érkeztetés elindítása után megjelenő „Bejövő számla típusok választása" ablak, ki kell választania azt a számlatípust ahova a költség számlát iktatni, kívánja.

A Számla érkeztetés ablaka nagyon hasonlít a számla kiállítás ablakához, annyi különbséggel hogy ebben az esetben Ön a vevő, és a szállítót kell Önnek kiválasztani.
A szállító kiválasztása után meg kell adnia azt, hogy adott számlát milyen fizetési móddal, teljesítési határidővel, számla kelttel, és fizetési határidővel állították ki.
A Számlaszám mezőbe meg kell adni a bejövő számla számát. (A rendszer figyeli, és figyelmeztet arra, ha egy cégtől egy már berögzített számla számot kívánunk megadni megint, ezzel segíti a munkáját abban, hogy kétszer ugyan azt a számlát ne lehessen felrögzíteni.)

Ezt követően lehet megadni a számla tartalmát.
Itt lehetőség van arra, hogy a számlán szereplő összes tételt felrögzítse (lásd a számla típusok beállítása rész), vagy a számlát áfa kulcsonkénti végösszegben rögzítse fel.
Amennyiben a beállításokban az „Egysoros tételes" rögzítési módot választott akkor nem kell egy külön tétel ablakban megadni a bejövő számla tételeit, hanem egyből a számla ablakban ki tudja tölteni.

Amennyiben a számlatípusban nincsen beállítva az Egysoros tétel megadás opció akkor a számla tételeinek listáján jobb egérgombbal kattintva egy tétel megadó ablakot lát, amiben meg tudja adni a bejövő számla tételét. Ha több tételt rögzít egy számlára, akkor csak az Tárol/új gombot kell nyomnia, és automatikusan tárolást követően lehet rögzíteni a következő tételt. Amennyiben az összes berögzíteni kívánt (számlán szereplő) tételt már rögzítette, akkor a bezárás gombbal lehet bezárni ezt az ablakot.

A tételek felrögzítése után a számla ablakban megjelenik az összes felrögzített tétel. A tételek összege alapján egyből láthatóvá válik a számla fizetendő, és nettó értéke.

Lehetőség van egy számlához megjegyzést fűzni. Így könnyítve a későbbi visszakeresések kor az egyértelmű beazonosítást.

A fizetettség fülön láthatja azt, hogy egy adott számla kifizetése mikor, és milyen részletezésben történt meg. Ezen adatokat önnek kell megadni a számla kiegyenlítésekor. Ha egy számla fizetési módja „Készpénz" akkor a rendszer a tároláskor automatikusan kifizetett állapotba állítja. Ha Önnek szüksége van egy olyan fizetési módra, ami készpénzes, de a fizetettséget Ön szeretné majd beállítani később az elszámolások után, akkor javasoljuk, vegyen fel egy új fizetési módot, pl.: „KP" fizetési módot. Ezt a fizetési módot kiválasztva a rendszer nem fogja kifizetetté tenni a számlát automatikusan.

A számlát tárolását a „Számla tárolása" gomb megnyomásával lehet elvégezni. Ha állított be számlakísérő nyomtatási képet, akkor a rendszer felajánlja annak nyomtatási lehetőségét. A „Számlakísérő" lap alkalmazását azoknak ajánljuk ahol a bejövő számlákat engedélyeztetni kell egy arra kinevezett személlyel. A kísérő alkalmazásával a jóváhagyónak nem kell keresgetni az adatokat a különböző számla formátumot, hanem a kísérő lapon mindig fix helyen találja meg az iktatott számla adatát.

Ha az elkészített beérkezett számláit szeretné megtekinteni, a bal oldali sávban található „Érkeztetett számlák listája" lehetőségre kell kattintani. Megjelenik a „Érkeztetett számlák listájának" ablaka, ahol láthatóak a számlák. Az ablak baloldalán található fa struktúrában különböző szűrési feltételek alapján lehet rendezni a rögzített számlákat. Legyűjtheti számlatípus szerint, fizetettség alapján (lejárt, fizetett, fizetetlen), fizetési mód, és deviza nem szerint is. Lehetősége van továbbá egy beszállító összes számláját legyűjteni, és megnézni. A Legyűjtött listát a képernyő alján található lista nyomtatása gombbal kinyomtathatja, és Excelbe is exportálhatja.
Ha kiválaszt egy számlát és rá kattint az egér jobb gombjával, akkor meg lehet tekinteni az iktatott számlát, ki lehet nyomtatni a számlát, vagy akár módosítani is lehet ha szükséges. Az iktatott számlák kiegyenlítettségét ugyancsak a számlán jobb egérgombos menüben található kiegyenlítése funkcióval állíthatja be. Ha egy számlát csak részben utalt el akkor a kiegyenlítésben csak a kifizetett összeget kell feltüntetni, és a következő részletfizetéskor már csak a maradvány összeget ajánlja fel a rendszer.

Ha rendelkezik pénzügyi modullal, akkor a program elindulásakor, a fõképernyõ alján talál egy táblázatot, aminek segítségével, naprakész pénzügyi információkat láthat. A táblázatban kiállított/érkeztetett számlák adataiból  a lejárt, és nem lejárt összesen összegeket olvashatja ki.

A táblázatra történõ dupla kattintás után megjelenik egy „korosító ablak" ahol külön partnerenként meg lehet nézni a kintlévõségeket, és tartozásokat. Ebben az ablakban megtekinthetõ a Partnerre, szállítóra vonatkoztatva, hogy hány napja mekkora összegû tartozása van. A Lejárt számlákat a képernyõ alján lévõ lista részletezi, ha kiválaszt egy partner, szállítót.